Send bilag til brugere

For at man kan sende bilag til en bruger, skal man oprette en gruppe i personens navn og sende til denne. Nedenfor ses hvordan du opretter en eller flere godkendelsesgrupper med dertil hørende brugere.

For at aktivere en bruger i godkendelsesflowet, skal der oprettes en gruppe, hvori en eller flere brugere tilknyttes. Du vælger selv hvilket navn du vil give gruppen, eks. Værksted, Ledelse, Godkender, Bogholder etc. eller bare navnet på den bruger der skal tilknyttes gruppen.

Du opretter gruppen på følgende måde.

Gå til Indstillinger -> Godkendelse -> Godkendelsesgrupper.

Klik på det grønne/hvide plus ikon for at oprette en ny gruppe. Udfyld felterne under de 3 faneblade: Detaljer, Brugere og Tilladelser.

Detaljer

1. Navn: Indtast navn på gruppen.

2. Godkendelsesgrænse: (Valgfri) Det maximale beløb som gruppen må godkende bilag på - Overskrides beløbsgrænsen sendes bilaget til godkendelse hos den Overordnede gruppe.

3. Overordnet gruppe: (Valgfri) Vælg den gruppe der automatisk skal modtage bilag der er over den maximale beløbsgrænse for gruppen du er i færd med at opsætte eller ændre indstillingerne hos.

4. Bogholdergruppe: (Valgfri) Vælg den gruppe hvortil bilag der er afvist via den røde "Afvis" knap på bilagshåndteringssiden, sendes til. (Kræver at tilladelsen "Send til Bogholder" er valgt under Tilladelser)

5. Projekt: (Valgfri) Hvis projekter er aktiveret i edilion, vælges det projekt som godkendelsesgruppen skal tilknyttes. For at funktionen er aktiveret, skal PROJEKTER være placeret i "AKTIVE REGLER" under menupunktet "Førstegodkender" og der skal være valgt et eller flere nøgleord som er "matchet/parret med projektet under menupunktet "Nøgleord". Herefter vil bilag der indeholder de valgte nøgleord, automatisk leveres til godkendelsesgruppen som projektet er tilknyttet.

6. Afdeling: (Valgfri) Hvis afdelinger er aktiveret i edilion, vælges den afdeling som godkendelsesgruppen skal tilknyttes. For at funktionen er aktiveret, skal AFDELINGER være placeret i "AKTIVE REGLER" under menupunktet "Førstegodkender" og der skal være valgt et eller flere nøgleord som er "matchet/parret med afdelingen under menupunktet "Nøgleord". Herefter vil bilag der indeholder de valgte nøgleord, automatisk leveres til godkendelsesgruppen som afdelingen er tilknyttet.

Brugere

Herefter vælges hvilken/hvilke bruger(e) der skal tilknyttes gruppen. Det er en fordel at du opretter  brugere INDEN du opretter grupper, således at du kan vælge de brugere du ønsker at tilknytte en gruppe, imens du opretter gruppen. En bruger kan godt optræde i flere grupper, eksempelvis kunne direktør Hans Hansen både optræde i grupperne "Direktør" og "Ledelse".

Tilladelser

Hver enkelt gruppes tilladelser skal vælges for at gruppens bruger(e) bliver aktiv(e) i godkendelsesflowet, eksempelvis at brugere kan godkende bilag, rette konto, afdeling, betalingsinfo mv. Når en gruppes tilladelser er valgt, er disse tilladelser gældende for alle gruppens brugere. En bruger kan dog også tilknyttes en anden gruppe og hermed i denne gruppe have andre tilladelser - Sagt med andre ord er tilladelser altid knyttet til den gruppe, hvori disse er valgt.