Godkendelsesflow

Hvis du ønsker at dokumenter der indlæses til din edilion konto skal godkendes, inden de sendes til dit økonomisystem, skal der oprettes et godkendelsesflow på din konto. Læs nedenfor om de muligheder der er ifm. opsætning af godkendelsesflow.

I et godkendelsesflow skal der tages stilling til hvilke tilladelser hver bruger skal have, evt. om en bruger må rette i dokumentdetaljer, om hvorvidt en bogholder/administrator skal behandle bilag der mangler kontering eller betalingsinformationer, hvem der er Første godkender, hvem der er slutgodkender, beløbsgrænser/prokuragrænser for enkelte medarbejdere/brugere, om flere brugere skal optræde sammen i en gruppe, ex. Marketing afdeling, Ledelse, værksted osv. Herudover kan der tages stilling til om afdelingsnr. og projektnr. og omkostningstype, skal påføres når et dokument godkendes, hvis disse dimensioner er aktiveret i dit økonomisystem.

Der er flere ting du skal tage stilling til under godkendelse.

Nedenfor ses hvad du skal udfylde.

Tryk på menuen øverst i højre hjørne

Klik på Indstillinger

Klik på Godkendelse

Klik på billedet for at se det i fuld str.

Udfyld Generelt efter behov:

Generelt

Aktivér godkendelsesflow: Dette vil sige at du ønsker at dine bilag skal godkendes af en valgt godkender inden bilaget ryger videre til dit ERP. Hvis dette ikke er aktiveret, vil bilaget ryge direkte til ERP, uden at skulle godkendes først.

Bogholder håndhæver kontering: Hvis denne er aktiveret betyder det, at bilaget ryger forbi en bogholder inden det ryger ud til godkenderne. Hvis "Bogholder håndhæver kontering" ikke er hakket til betyder det, at bilag ryger direkte til godkendere, uden at bogholderen har håndhævet konteringen.

Når Bogholder håndhæver kontering:

Når bogholder IKKE håndhæver kontering:

Husk kontering: Når du står i bilagshåndtering og skriver en (ny) konto på et bilag, skal edilion så huske kontoen næste gang der dukker et bilag op fra denne leverandør? Hvis ja, vælges Husk kontering.

Kontering påkrævet: Dette vil sige at konto skal være sat, inden bilag kan blive godkendt.

Betalingsinformationer påkrævet (for fakturaer):Dette vil sige at betalingsinfo skal være sat, inden bilag kan blive godkendt.

Afdeling påkrævet: Dette vil sige at afdeling skal være sat, inden bilag kan blive godkendt.

Under Standardgrupper udfylder du

Global bogholdergruppe: Den bogholdergruppe alle grupper refererer til når andet ikke er angivet.

Man kan godt leve uden, så skal man blot ikke have "Bogholder håndhæver kontering" slået til.

Standard førstegodkender: Den der er første godkender, hvis ikke andet er anført.

Send bilag med problemer til: Dette vil sige at alle bilag der oplever problemer ved indsendelsen, ryger over til denne gruppe. Det anbefales at man anvender gruppen med bogholderen.

Standard overordnet gruppe: Anvendes hvis alle f.eks. har den samme slutgodkender. I stedet for at sætte det op i alle grupperne, kan man vælge denne her.

Eksportér afviste bilag til: Indtast en mail adr. her, og alle afviste bilag vil blive sendt der til.

Nedenfor ses hvordan du opretter en eller flere godkendelsesgrupper. For at aktivere en bruger i godkendelsesflowet, skal der oprettes en gruppe, hvori en eller flere brugere tilknyttes. Du vælger selv hvilket navn du vil give gruppen, eks. Værksted, Ledelse, Godkender, Bogholder etc. eller bare navnet på den bruger der skal tilknyttes gruppen.

Klik på det grønne/hvide plus ikon for at oprette en ny gruppe. Udfyld felterne under de 3 faneblade: Detaljer, Brugere og Tilladelser.

Detaljer

1. Navn: Indtast navn på gruppen.

2. Godkendelsesgrænse: (Valgfri) Det maximale beløb som gruppen må godkende bilag på - Overskrides beløbsgrænsen sendes bilaget til godkendelse hos den Overordnede gruppe.

3. Overordnet gruppe: (Valgfri) Vælg den gruppe der automatisk skal modtage bilag der er over den maximale beløbsgrænse for gruppen du er i færd med at opsætte eller ændre indstillingerne hos.

4. Bogholdergruppe: (Valgfri) Vælg den gruppe hvortil bilag der er afvist via den røde "Afvis" knap på bilagshåndteringssiden, sendes til. (Kræver at tilladelsen "Send til Bogholder" er valgt under Tilladelser)

5. Projekt: (Valgfri) Hvis projekter er aktiveret i edilion, vælges det projekt som godkendelsesgruppen skal tilknyttes. For at funktionen er aktiveret, skal PROJEKTER være placeret i "AKTIVE REGLER" under menupunktet "Førstegodkender" og der skal være valgt et eller flere nøgleord som er "matchet/parret med projektet under menupunktet "Nøgleord". Herefter vil bilag der indeholder de valgte nøgleord, automatisk leveres til godkendelsesgruppen som projektet er tilknyttet.

6. Afdeling: (Valgfri) Hvis afdelinger er aktiveret i edilion, vælges den afdeling som godkendelsesgruppen skal tilknyttes. For at funktionen er aktiveret, skal AFDELINGER være placeret i "AKTIVE REGLER" under menupunktet "Førstegodkender" og der skal være valgt et eller flere nøgleord som er "matchet/parret med afdelingen under menupunktet "Nøgleord". Herefter vil bilag der indeholder de valgte nøgleord, automatisk leveres til godkendelsesgruppen som afdelingen er tilknyttet.

Brugere

Herefter vælges hvilken/hvilke bruger(e) der skal tilknyttes gruppen. Det er en fordel at du opretter  brugere INDEN du opretter grupper, således at du kan vælge de brugere du ønsker at tilknytte en gruppe, imens du opretter gruppen. En bruger kan godt optræde i flere grupper, eksempelvis kunne direktør Hans Hansen både optræde i grupperne "Direktør" og "Ledelse".

Tilladelser

Hver enkelt gruppes tilladelser skal vælges for at gruppens bruger(e) bliver aktiv(e) i godkendelsesflowet, eksempelvis at brugere kan godkende bilag, rette konto, afdeling, betalingsinfo mv. Når en gruppes tilladelser er valgt, er disse tilladelser gældende for alle gruppens brugere. En bruger kan dog også tilknyttes en anden gruppe og hermed i denne gruppe have andre tilladelser - Sagt med andre ord er tilladelser altid knyttet til den gruppe, hvori disse er valgt.

Vil du fortsætte næste punkt i opsætningen, så tryk her: [ Opret din første kunde]